03 财务做账注意事项及常见问题

一、出纳工作：

创建资金账号——设置资金账号期初余额——设置客户期初应收、供应商期初应付——订单收付款做采购付款和销售收款——日常收支做其他收入单和其他支出单——账户之间转账做存存取款

 

提示：很多用户误以为在做费用凭证时，以为做了会计凭证，资金账号中的余额就会相对扣减，这个理解是错误的，付款操作和会计记账要分开的

 

比如，员工出差报销的差旅费，正确操作流程是：出纳在财务管理-资金支出里面做一张费用支出单（做了支出单后，资金账号中的余额会相对扣减），为了方便用户方便操作和数据的紧密性，新页系统自动生成待开凭证，让会计人员去选择生成真正凭证，生成凭证之后可以看到关联的原始单号，也就是由哪张单据生成的凭证。

 

会计工作：健全会计科目——设置科目初始余额——录入凭证——登账——结转损益——出财务报表

二、分析科目初始余额怎么录入？

财务初始余额录入一般分为三种情况：

①新公司没有任何业务，不需要填写初始余额

②年初启用账套，即启用账套为1月份，只需要录入每个科目上一年度年末余额即可

③年中启用账套，比如从4月份开始做账。这时候需要了解客户是否需要在资产负债表里面体现年初数

如果不需要在资产负债表里体现年初数，那么在科目初始余额里面直接录入每个科目4月份之前的余额即可

如果需要在资产负债表里面体现年初数，那么在科目初始月里面录入每个科目上一年度的期末余额，并且在凭证录入里面补录1-3月的凭证

 

注：年中启动账套，比如4月开始做账，1-3月的发生额余额如何累计到利润表的本年累计数？

这种情况需要在期初损益余额里面里面录入，操作如图：

三、关于新页软件财务功能的操作

新页软件财务功能的一些操作规范可能跟其他财务软件不一样，希望用户习惯并且严格按照我司的规范来操作。

比如采购货品并做了采购付款，新页软件会生成两张凭证即：

采购应付凭证：借：库存商品

                               应交税费-应交增值税-进项税额

                        贷：应付账款

采购付款凭证：借：应付账款

                        贷：银行存款

而有些企业采购直接付款的，做账习惯可能是：     

借：库存商品

贷：银行存款/库存现金

像这种跟新页软件设定的凭证模板不一致的，可以建议用户不从待开凭证里面生成凭证，直接在凭证录入里面手工做凭证

四、产品销售出库系统里面是怎么做会计分录的？

例如产品销售收入1200元，税金200元，成本是500元：

①在待开凭证查询生成应收凭证：

借：应收账款  1200

贷：主营业务收入 1000

应交增值税-销项税额 200

②同时在结转业务成本里面生成一张对应的的结转成本凭证

借：主营业务成本 500

贷：库存商品  500

五、软件中的【会计凭证-结转业务成本】功能包括哪些成本?

主要包括：主营业务成本、其他业务成本、生产成本

①主营业务成本：每张销售出库和销售退回单据都会生成一张对应的成本凭证

会计分录：借:主营业务成本   贷：库存商品

②其他业务成本：其他出库单

会计分录：借：其他业务成本  贷：其他业务成本

③生产成本，一般是由直接材料，直接人工和制造费用三部分组成，软件里面的生产成本是一个总分类账户，不设明细账  比如：

生产加工领料会计分录为：借：生产成本   贷：库存商品   （此处的生产成本就是直接材料成本）

生产完工产成品入库的会计分录为：借：库存商品  贷：生产成本  （如果有生产人工工资，也就是计件工资和计时工资，那么此处的生产成本包含直接材料和直接人工成本）

制造费用是指企业生产加工过程中发生的间接费用，包括企业生产部门(如生产车间) 发生的水电费、固定资产折旧等，软件没有对制造费用做账务处理，需手动做凭证，如：

1、发生的生产车间管理人员的工资等职工薪酬，借：制造费用，贷：应付职工薪酬

2、生产车间支付的办公费、水电费等，借：制造费用，贷：银行存款

3、生产车间计提的固定资产折旧，借：制造费用，贷：累计折旧

月末，结转制造费用   借：生产成本    贷：制造费用

六、资产负债表

注意：资产负债表是根据总账表的一级会计科目期末余额分析编制的，所以资产负债表跟总账表所有一级科目对账即可

1、资产负债表不平原因：

2、科目初始余额不平

3、会计科目余额方向或者科目属性不对，比如是负债类里面的科目，但是属性选择的是资产

4、做了凭证之后删除科目，导致凭证空出现空科目

5、没有做结转损益

6、新增了一级会计科目，但资产负债表没有把新增科目加进去

七、财务常见问题

1、科目编码不以0开头

在新增一级科目的时候，上级科目01/02/03/04/05/06代表的只是科目性质，比如01代表的是资产，并不是科目编码的前两位编码，任何科目编码都不会以0开头，用户在新增科目的时候要输入准确的科目编码

2、什么是辅助核算？

辅助核算：财务软件引入辅助核算的目的是为了减少科目的数量。如，应收账款明细科目可能设为应收账款—广州新页，应收账款—广州好又多，这样一来，公司有100个客户，就要设100个明细科目。

引入辅助核算的情况下，只要设应收账款一个科目，而客户名称作为应收账款的辅助项。录入应收账款凭证时，录入应收账款的金额，同时选择辅助项--往来单位

3、什么是外币核算？

外币核算主要用于设置科目是否支持外币业务，可以选择单一币别核算

3、如何设置外币核算？

①在财务管理币种里面设置好需要用到的币种和汇率

②会计科目上勾选核算币种，一般只有银行存款这个科目涉及到外币种核算

③系统后台开启多币种

④自动生成的凭证会自动带出币种/手动制作凭证需手选币种

Ps：多币种收款后如何转换到本币？

收款的时候按照外币收款，如需转换成本币，收款后做存取款

4、什么是数量核算？

数量核算是指以数量对科目进行辅助核算。它主要体现在库存商品、原材料等存货类明细账的设置和核算上。

5、如何设置数量核算？

选择需要设置数量金额核算的科目，双击科目后面点“修改”按钮，在科目编辑界面勾选“数量核算”，并输入计量单位。

①数量核算的科目在手动录入凭证时，需要录入数量和金额，系统同时生成数量金额总账表。

②如果是从待开凭证里面生成凭证，凭证上会自动带出数量

6、科目初始余额能不能改？

可以更改

7、录入凭证摘要能不能自动复制，金额能不能自动填充？

可以，在录完第一行之后按回车键直接跳到下行，输入科目编码后，摘要和金额会自动填充，自动计算金额平衡

8、当前系统日期是9月份，如何补录8月份的凭证？

如果8月份还没有做结转损益，直接在凭证录入里面新增凭证，凭证日期改为8月即可

如果8月已经做结转损益，需反登账，删除结转损益单，再补录8月份凭证

9、结转制造费用的凭证能否自动生成？

不能，需要手动做结转制造费用凭证

10、是否可以调整凭证号的顺序？

如果凭证出现断号，重复号，可以按日期顺序或者凭证字顺序重新生成凭证（注意：只能按月调整凭证号）

11、如何批量删除凭证？

凭证录入里面全选或者多选凭证，点删除

12、如何批量审核凭证？

凭证录入里面全选或者多选凭证，点审核

13、凭证删除后，凭证号是自动重排还是空号？

凭证删除后，该凭证号就空缺，新增凭证先不自动填补该断号；如需调整凭证号，也可以用凭证录入中的“重新整理凭证号”功能

14、如何判断查看凭证存在空科目？

在明细账里面，点击按照科目编码排序，空的科目编码会在前面显示，双击空白科目可以查看关联的凭证号

15、如果还没有结转损益，能不能看到本期利润？

不能，要做了结转损益后利润表才会生成数据

16、总账表损益类一级科目为什么还有余额？

①本期还有损益类科目没有做自动结转损益

②是否手动做了结转损益

17、总账表余额方向与科目方向为什么会不同？

系统中的账簿余额方向与科目方向不一定一致的，例如库存现金期末余额是贷方 100 元，那库存现金期末余额就显示方向为“贷”，余额为 100。如果库存现金期末余额是借方100元，那库存现金期末余额就显示方向为“借”余额为100

18、已结转损益还能不能插入凭证

已结账的凭证期间不能插入凭证

19、月末凭证结转时候可否只生成一张损益凭证？

不可以，结转损益后会生成两张凭证，一张是结转收入，一张是结转成本

20、如何检查有一级科目没有设置到报表项目里面？

打开资产负债表，点击设置按钮，然后右击资产负债表，点检查科目，会提示哪些科目没有设置到资产负债表如图：

21、如何在资产负债表添加一级科目取数

例如：出现该提示表示有科目未设置到报表公式中，因此必须把该科目的数据设置到报表的取 

数公式中，比如把1012这个科目加到货币资金中，操作步骤如下：

①打开资产负债表，点击设置，双击货币资金行的本月数公式，在弹出的窗口里面直接加入km1012,  km代表的是科目的意思

②设置好左框的期初公式后，点是右侧公式等于左侧按钮，使得右侧期末的公式跟期初一致